KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ
(6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uyarınca)
1. Veri Sorumlusunun Kimliği
İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden [Şirket Unvanı] (bundan sonra “Şirket” veya “Organizatör” olarak anılacaktır) tarafından, düzenlenen etkinlik kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin usul ve esaslar hakkında sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Şirket iletişim bilgileri:
Unvan: [Şirket Unvanı]
Adres: [Açık Adres]
E-posta: [E-posta adresi]
Telefon: [Telefon numarası]
2. İşlenen Kişisel Veriler
Etkinlik başvurusu, kayıt, katılım, QR kod üretimi, yaka kartı düzenlenmesi, check-in işlemleri, bilgilendirme faaliyetleri ve etkinlik sonrası raporlama süreçleri kapsamında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilmektedir:
a) Kimlik ve İletişim Verileri
Ad, soyad
T.C. kimlik numarası (gerektiği hallerde)
Telefon numarası
E-posta adresi
Kurum/şirket adı ve unvan bilgisi
b) Mesleki ve Kurumsal Veriler
Çalışılan sektör
Görev/pozisyon
Firma bilgileri
Vergi numarası ve fatura bilgileri (ücretli katılım durumunda)
c) Görsel ve İşitsel Veriler
Etkinlik alanında çekilen fotoğraf ve video kayıtları
Basın ve tanıtım amaçlı görüntüler
d) Dijital Veri ve İşlem Güvenliği Verileri
IP adresi
Cihaz bilgileri
QR kod verileri
Giriş-çıkış saatleri
Log kayıtları
e) Sağlık ve Özel Nitelikli Veriler (Varsa)
Engelli erişim ihtiyacı
Özel beslenme bilgisi
Acil durum iletişim bilgisi
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Toplanan kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
Etkinlik başvuru ve katılım süreçlerinin yürütülmesi
Katılımcı listelerinin oluşturulması
QR kodlu giriş sisteminin işletilmesi
Yaka kartı ve davetiye oluşturulması
Katılımcı eşleştirme ve networking süreçlerinin yürütülmesi
Etkinlik alanı güvenliğinin sağlanması
Katılımcı bilgilendirme ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Tanıtım, pazarlama ve organizasyon raporlaması
Etkinlik sonrası memnuniyet anketi ve analiz çalışmaları
4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz;
Online başvuru formları
Mobil uygulama
QR kod sistemleri
Fiziki başvuru formları
E-posta ve çağrı merkezi iletişimi
Kamera kayıt sistemleri
aracılığıyla toplanmakta olup;
KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen;
Açık rızanızın bulunması
Sözleşmenin kurulması veya ifası
Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi
Meşru menfaat
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması
hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.
5. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz;
Organizasyon iş ortaklarına
Teknik altyapı sağlayıcılarına
SMS ve e-posta servis sağlayıcılarına
Etkinlik alanı güvenlik firmalarına
Hukuki yükümlülük kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına
KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aktarılabilecektir.
Yurt dışı sunucu kullanılması halinde, açık rızanız doğrultusunda yurt dışına veri aktarımı yapılabilecektir.
6. Veri Saklama Süresi
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca veya işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilmekte; sürenin sona ermesi halinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
7. İlgili Kişinin Hakları (KVKK Madde 11)
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
İşlenme amacını öğrenme
Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme
Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
Silinmesini veya yok edilmesini talep etme
İşlemenin kanuna aykırı olması halinde zararın giderilmesini talep etme
Bu haklarınızı kullanmak için yukarıda belirtilen iletişim adreslerimize yazılı başvuruda bulunabilirsiniz.
8. Açık Rıza Gerektiren Durumlar
Aşağıdaki hususlar için açık rızanız talep edilecektir:
Tanıtım ve pazarlama faaliyetlerinde görsel kullanım
Yurt dışı veri aktarımı
Sponsor firmalarla iletişim paylaşımı
Etkinlik sonrası ticari bilgilendirme
9. Son Hükümler
İşbu Aydınlatma Metni, etkinlik başvuru sürecinde tarafınıza sunulmuş olup, başvurunun tamamlanması halinde kişisel verileriniz yukarıda belirtilen kapsam ve amaçlarla işlenebilecektir.
